Administrasi adalah istilah untuk pekerjaan yang sudah pasti para staff akuntan lakukan. Bagian ini juga selalu menjadi salah satu syarat yang harus terpenuhi dalam menyelesaikan pendaftaran. Para mahasiswa jurusan akuntansi pun kerap bergelut dengan kegiatan ini.
Unsur administrasi menjadi aspek yang sangat erat dengan kehidupan orang-orang yang sehari-harinya berurusan dengan birokrasi. Baik untuk bisnis, arsip, pendidikan atau akademik, dan lain sebagainya. Jadi dengan semua itu, fungsi, ciri-ciri, tugas, dan tujuannya pun menjadi beragam.
Pengertian Administrasi Adalah?
1. Secara Etimologis dan Menurut Para Ahli
Berdasarkan asal kata dari Bahasa Inggris-nya, administrasi adalah “administration”. Bentuk infinitifnya yakni “to administer” atau mengelola. Sedangkan dari Bahasa Belanda-nya ialah “administratie” yang berarti meliputi manajemen dalam kegiatan organisasi, tata usaha, maupun manajemen sumber daya.
Jadi administrasi dari segi etimologis adalah memberi pelayanan secara intensif. Para ahli pun menyimpulkan tugas atau kegiatan ini sebagai kepemimpinan, bimbingan, dan pengendalian usaha sebuah kelompok dalam mencapai tujuan bersama.
2. Berdasarkan Nawawi (2009)
Menurut sumber ini, definisi tentang istilah administrasi lebih jelas dan detail. Berupa sekelompok orang yang secara dinamis melakukan serangkaian kegiatan untuk memproses sebuah pekerjaan pokok. Mereka saling bekerja sama melalui pola pembagian kerja.
Gunanya adalah agar dapat efektif dan efisien dalam mencapai target dan visi tertentu yang rasional. Jadi administrasi dalam arti sempit memiliki arti sebagai kegiatan yang pelaksanaannya pasti terdiri atas lebih dari satu orang, minimal dua.
Fungsi Bagian Administrasi Adalah?
Sebagai salah satu bagian dalam proses dan tata kerja yang terdapat pada setiap usaha, administrasi menjalankan fungsi-fungsi sebagai berikut:
1. Acuan, Panduan, atau Pedoman dalam Pengarahan
Seorang atasan perlu kemampuan dan keterampilan yang baik dalam mengarahkan dan memberikan bimbingan kepada karyawannya, demi mencapai tujuan bersama.
Jadi administrasi dan supervisi pendidikan dalam lingkungan kerja saling berkaitan. Menyeimbangkan pula kebutuhan staff dan produksi.
2. Penganggaran Keuangan
Merancang, mengatur, dan merencanakan proyeksi anggaran amat berfungsi dalam administrasi bisnis. Bagaimana mungkin bisa berbisnis dengan baik, bila bagian administrasinya tidak mampu melihat proyeksi keuangannya lewat penganggaran. Mulai dari implementasi sampai pengendaliannya nanti.
3. Pengaturan atau Pengelolaan Sumber Daya
Fungsi administrasi adalah pemberdayaan sumberdaya lainnya dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan bersama pula. Bukan hanya tentang modal, tetapi juga tenaga kerja serta fasilitas yang ada. Harus ada pengelolaan yang baik terhadap semua itu untuk menjalankan rencana bersama.
4. Pengendalian atau Kontrol Kerja
Melakukan tugas administrasi dalam lingkungan pekerjaan dengan banyak karyawan memungkinkan adanya pengendalian kualitas pada tiap-tiap bidang. Jadi masing-masing bagian akan terlihat lajur kinerjanya, sehingga menghasilkan lingkungan kerja yang teratur.
5. Pengorganisasian atau Pengelompokan
Fungsi administrasi dan manajemen ini berbentuk pembagian tugas untuk setiap pegawai. Jadi mengelompokkan masing-masing dari mereka agar bertanggung jawab pada divisi tertentu yang saling terkoordinasi. Ini termasuk pula merekrut tenaga kerja, bila ada posisi yang kosong.
6. Perencanaan atau Perancangan
Bagaimanapun, setiap pekerjaan membutuhkan perencanaan agar dapat terlaksana dengan matang, rapi, dan terstruktur dengan baik. Apalagi dalam administrasi dan pemasaran, rancangan penjualan perlu ada untuk menggambarkan tentang siapa, di mana, kapan, serta bagaimana Anda akan melakukannya.
Tujuan Pekerjaan Administrasi
1. Memastikan Keamanan Kegiatan Usaha Terjaga
Setiap perusahaan pasti ingin seluruh kegiatan berjalan aman dan nyaman. Melalui bagian administrasi, Anda bisa memantau rekam jejak setiap aktivitas pekerjaan yang berlangsung dalam perusahaan Anda tetap berjalan dengan optimal. Ada catatan yang detail dan jelas di tangan administrasi.
2. Mengevaluasi Kegiatan dalam Organisasi
Data-data dari bagian administrasi bisa membantu atasan melihat kinerja orang-orang dalam organisasinya selama berkegiatan. Jika ada yang tidak beres atau terkendala, maka itu bisa diangkat dalam kesempatan evaluasi kerja. Jadi selanjutnya tidak akan terulang kembali.
3. Penyusunan Program Kerja
Tanpa kerja-kerja administrasi yang memetakan, menyusun, hingga mengurus arsip informasi dan data, sebuah perusahaan akan kesulitanan dalam membuat program kerja. Padahal proyeksi usaha kedepannya perlu ada agar perusahaan tersebut terus bergerak maju.
Macam-Macam Jenis Administrasi
Contoh administrasi ada beragam jenisnya, antara lain:
1. Administrasi Keuangan
Ada dua pengertian administrasi keuangan menurut para ahli. Administrasi dalam arti sempit meliputi semua kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemasukan hingga pengeluaran dalam sebuah organisasi, Bisa berupa pembukuan keuangan atau tata usaha.
Sedangkan administrasi dalam arti luas merujuk pada urusan pengadaan dan pemakaian keuangan perusahaan atau organisasi, saat akan mewujudkan kegiatan tertentu. Bentuknya mulai dari merencanakan, mengelola, mempertanggungjawabkan, hingga mengawasi.
2. Administrasi Organisasi
Administrasi dalam keorganisasian berupa penyusunan dan pencatatan data atau informasi secara sistematis. Jadi ketika sebuah organisasi butuh merencanakan program atau mengevaluasi kinerja para anggota, ada data atau informasi yang bisa mereka buka.
3. Administrasi Perkantoran
Kegiatan administrasi dalam perkantoran bersifat lebih teknis. Praktik-praktiknya cenderung berupa dukungan-dukungan sebagai asisten terhadap setiap kegiatan operasi kantor, seperti menyajikan laporan kepada dewan direksi.
Baca juga:
- Pengertian Negosiator, Kemampuan, Tugas, dan Tanggung Jawabnya
- Pengertian Densitas Adalah: Definisi, Macam dan Fungsinya
- Hot Plate Laboratorium: Pengertian, Prinsip Kerja, Jenis dan Cara Menggunakannya
4. Administrasi Perusahaan
Pekerjaan administrasi perusahaan lebih kompleks lagi daripada perkantoran maupun organisasi. Cakupannya lebih luas dengan banyak rincian. Mulai dari urusan arsip, menyimpan catatan, berkorespondensi, dll. Peran pentingnya berkaitan dengan jadwal kerja, personalia, asuransi, upah, dll.
5. Administrasi Transaksi
Kegiatannya banyak berurusan dengan operasional dalam perusahaan. Terutama untuk urusan administrasi bisnis yang kerap kali menjalin transaksi pengurangan atau penambahan, penjualan atau pembelian. Jadi setiap ada posisi keuangan yang berubah bisa tercatat dengan baik.
6. Administrasi Usaha
Cakupan administrasi usaha lebih lebar daripada sekadar soal keuangan, bisnis, atau transaksi. Ada tanggung jawab untuk mencatat jumlah stok, mengatur pengarahan sumber daya manusia, mengorganisasikan beragam tugas, dan membuat catatan jadwal aktivitas.
Ciri-Ciri Administrasi
1. Pasti Ada Lebih dari Seorang
Pekerjaan administrasi, terutama dalam perusahaan besar, pasti terdiri dari banyak orang. Tidak mungkin satu atau dua orang bisa melaksanakan tugas administrasi yang banyak sekali pada level itu. Kecuali dalam organisasi yang jauh lebih kecil pada skala komunitas lokal.
2. Saling Bekerja Sama
Ketika ada lebih dari satu orang yang mengerjakan berbagai tugas, perlu adanya kerja sama. Baik antara staff administrasi maupun dengan divisi yang lainnya. Dengan demikian, maka pekerjaan pun bisa selesai lebih cepat dan meringankan beban kerja satu orang.
3. Ada Tujuannya
Baik untuk urusan administrasi atau bukan, tujuan harus selalu ada dalam sebuah perusahaan. Bagaimana mungkin bagian yang bertugas mencatat tujuan bersama perusahaan tidak memiliki tujuan yang jelas sendiri.
4. Berusaha Merealisasikannya
Rencana tujuan tidak akan tercapai tanpa usaha untuk merealisasikannya. Anda bisa memulainya dengan menyusun strategi dengan lebih mendetail, membagi-bagi tugas, hingga membuat jadwal pelaksanaannya.
5. Adanya Kepemimpinan yang Membimbing dan Mengawasi
Bagian administrasi juga harus memiliki pemimpin untuk senantiasa membimbing dan mengawasi kinerja setiap kegiatan yang berlangsung. Jadi pelaksanaan tiap-tiap tugas pun dapat berjalan efektif sesuai rencana berdasarkan arahan yang jelas.
Demi memastikan sebuah perusahaan, perkantoran, atau organisasi dapat berjalan dengan baik, kegiatan administrasi adalah bagian yang tidak boleh tidak ada. Keteraturan pekerjaan, manajemen, arsip, hingga pencatatan keuangan sangat bergantung pada kinerja administrasi.